Sistem penomoran sering disebut dengan istilah numbering sistem. Dengan menggunakan sistem penomoran, maka informasi-informasi dapat secara berurut dan meminimalisir informasi yang hilang.
Penomoran rekam medis pada berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah pencarian kembali berkas rekam medis yang telah terisi berbagai data tentang pasien kemudian datang kembali untuk berobat di sarana pelayanan kesehatan yang sama yaitu dengan mencari nomor rekam medis yang telah diberikan kepada pasien.
Sistem Penomoran Rekam Medis:
- Pemberian nomor cara seri ( Serial Numbering Sistem)
Sistem penomoran ini dimana setiap pasien yang berobat ke rumah sakit selalu mendapatkan nomor baru.
Keuntungan:
- Mudah dalam pengerjaannya
Kerugian:
- Susah dan dibutuhkan waktu yang lama dalam mencari berkas rekam medis
- Informasi menjadi tidak berkelanjutan
- Pemberian nomor cara unit ( Unit Numbering Sistem)
Sistem penomoran dimana setiap pasien diberikan hanya satu nomor untuk berobat rawat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat, setiap pasien yang datang berobat mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit dan digunakan selamanya untuk kunjungan berikutnya.
Keuntungan:
- Informasi medis dapat berkelanjutan
- Semua rekam medis penderita memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu map/folder
- Secara tepat memberikan kepada rumah sakit/staf medis satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien
Kerugian:
- Membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari berkas rekam medis
- Pemberian Nomor secara Seri-Unit (Serial Unit Numbering Sistem)
Sistem pemberian nomor ini menggabungkan sistem seri dan unit, dimana setiap pasien datang berobat ke rumah sakit diberikan satu nomor baru, tetapi berkas rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang paling baru. Apabila satu berkas rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda petunjuk yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut telah dipindahkan.
Sistem pemberian nomor untuk rumah sakit yang dianjurkan ialah sistem unit.
Baca Juga >> Anamnesis/Anamnesa: Pengertian, Tujuan, Cara dan Persiapan
Langkah-Langkah Perubahan sistem penomoran dari seri ke unit adalah sebagai berikut:
- Untuk memulai tentukan satu tanggal untuk perubahan, sebaiknya pada awal tahun
- Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggak tersebut (nomor terakhir) dari penomoran seri dapat dipakai sebagi nomor permulaan sistem unit/seluruhnya dengan rangkaian nomor baru jika perlu.
- Berikan nomor unit baru kepada pasien masuk pulang, ambil rekam medis yang lama dan simpan dibawah nomor yang baru (berikan tracer pada tempat pentimpanan rekam medis yang lama, dengan mencantumkan nomor baru)
- Tinggalkan pada tempat semula rekam medis dari pasien yang tidak melakukan masuk ulang.
Demikianlah penjelasan mengenai Sistem Penomoran Rekam Medis. Semoga bermanfaat!