Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis

By Posted on
Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis merupakan sistem pengelolaan Rekam Medis dalam suatu sederetan seri huruf atau angka  yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali /retrieve menjadi lebih mudah dan cepat.
Ada 3 cara Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis :
ALFABETIK
ALFANUMERIK
NUMERIK / PENOMORAN :

1. Sistem nomor langsung / straight numerical filing
2. Sistem angka akhir / terminal digit filing
3. Sistem angka tengah/ middle digit filing

Penjajaran berkas rekam medis
1. Straight Numerical Filing
Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem filling dokumen rekam medis dengan mensejajarkan berkas dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

123456 disimpan sesuai urutan nomor Rekam Medis

Keuntungan :
  • Sangat mudah dalam pengambilan sejumlah No. Rekam Medis dengan nomor yang berurutan pada saat diambil
  • Petugas mudah mengerti dan melaksanakannya
Kelemahan :
  • Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus memperhatikan seluruh angka dari No Rekam Medis untuk menghindari tertukarnya angka-angka. Contoh 123456 à124356
  • Kesibukan tidak merata. Daerah sibuk yaitu daerah dengan no Rekam Medis baru à sulit membagi tugas
  • Pengawasan kerapian sulit dilakukan
Contoh :
466015         466199             479997
466016         466200            479998
466017         466201             479999
466018         466202            480000
466019         466203            480001
466020        466204            480002
466021         466205            480003
2. Middle Digit Filing
Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau Middle Digit Filing ialah sebuah sistem filling dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan kekurangan sistem ini sama dengan TDF namun yang membedakan adalah angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka yang paling kanan menjadi yang ketiga.
 
48                           65                           01
 II                            I                              III
Keuntungan :
  • Memudahkan pengambilan 100 RM yang nomornya berurutan
  • Penyebaran nomor merata
  • Pembagian tugas mudah
Kelemahan :
  • Perlu waktu melatih petugas
  • Tidak dapat digunakan dengan baik bila nomor RM lebih dari 6 angka
Contoh :
45 60 11                                46 65 96                                99 61 97
45 60 12                                46 65 97                                99 61 98
45 60 13                                46 65 98                                99 61 99
45 60 14                                46 65 99                                00 62 00
45 60 15                                47 65 00                                00 62 01
45 60 16                                47 65 01                                00 62 02
45 60 17                                47 65 02                                00 62 03
3. Terminal Digit Filing
Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkanfolder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.
20                           15                           80
III                            II                             I
Keuntungan :
  • RM akan tersebar di 100 seksi
  • Bila ada RM baru akan menambah file dijajaran seksi primer yang sama
  • Pekerjaan penyimpanan atau pengambilan dapat dibagi secara merata
  • Misfile (salah simpan) dapat dicegah,karena petugas hanya memperhatikan 2 angka akhir saja dalam menuju lokasi kelompok angka akhir
Kelemahan :
  • Perlu waktu dalam melatih petugas
Contoh :
56 60 25                                97 05 75                                98 99 80
57 60 25                                98 05 75                                99 99 80
58 60 25                                99 05 75                                00 00 81
59 60 25                                00 06 75                                01 00 81
60 60 25                                01 06 75                                02 00 81
61 60 25                                02 06 75                                03 00 81
62 60 25                                03 06 75                                04 00 81
Itulah tadi Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis. Semoga bermanfaat!