Administrasi merupakan usaha dan suatu kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan tertentu.
Administrasi dalam definisi sempit merupakan kegiatan yang mencakup: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan lain-lain yang bersifat teknis ketatausahaan.
Administrasi dalam definisi luas merupakan seluruh proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan dengan memanfaatkan fasilitas infrastruktur tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Definisi Administrasi Menurut Para Ahli
Berikut merupakan definisi administrasi menurut beberapa ahli.
1. Menururt Ulbert
Administrasi dalam arti sempit di artikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara berurut baik dari dalam maupun dari luar dengan tujuan menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Definisi administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha.
2. Menurut WH Evans
Administrasi ialah fungsi yang melibatkan manajemen dan pengarahan semua bagian operasi perusahaan tentang pengolahan materi keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.
3. Menurut Arthur Grager
Administrasi merupakan fungsi tata penyediaan terhadap komunikasi dan pelayanan surat suatu organisasi.
4. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi merupakan cabang ilmu manajemen yang terlibat dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilaksanakan.
5. Menurut George Terry
Administrasi ialah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melakukannya agar mencapai tujuan yang telah distabilkan.
Tujuan Administrasi
1. Agar seorang usaha dapat memantau aktivitas administrasi perusahaannya.
2. Agar seorang pelaksana usaha dapat menilai kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaan.
3. Agar seorang pelaksana usaha dapat menyusun program peningkatan usaha dan kegiatan pengorganisasian.
4. Agar seorang pelaksana usaha dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.
Fungsi-Fungsi Administrasi
1. Planning (Perencanaan)
Planning merupakan sebuah penyusunan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, misalnya dalam pengumpulan data, pengolahan data, dan penyusunan perencanaan.
2. Organizing (pengorganisasian)
Organizing adalah suatu aktivitas menyusun dan membangun suatu komunikasi kerja antara anggota-anggota sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai suatu tujuan-tujuan yang telah ditargetkan.
3. Coordinating
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
4. Reporting
Reporting adalah manajemen yang berada pada suatu penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan pemberian sebuah laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan yang sehingga dalam menerima suatu laporan bisa mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas orang yang memberi laporan.
5. Budgeting
Budgeting adalah suatu aktivitas yang mengelola dan perencanaan yang berkepanjangan yang berhubungan dengan keuangan atau anggaran.
6. Staffing
Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada sebuah organiasi mulai dari merekrut sebuah tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi suatu daya guna yang maksimal kepada organisasi.
7. Directing (pengarahan atau bimbingan)
Directing merupakan salah satu fungsi manajemen yang berinteraksi dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilakukan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang sudah ditentukan semula.
Unsur-Unsur Administrasi
Unsur Administrasi menurut The Liang Gie:
1. Unsur statis:
- Organisasi
- Manajemen
- Komunikasi
- Informasi
- Personalia
- Finansia
- Materia
- Relasi Publik
2. Unsur dinamis:
- Tata keragaan
- Tata pimpinan
- Tata hubungan
- Tata keterangan
- Tata kepegawaian
- Tata keuangan
- Tata perbekalan
- Tata humas
Unsur administrasi secara umum
- Organisasi
- Manajemen
- Komunikasi
- Kepegawaian
- Keuangan
- Perbekalan
- Ketatausahaan
- Hubungan masyarakat
Demikianlah Definisi Administrasi, Tujuan Administrasi, Fungsi dan Tujuan Adiministrasi. Semoga bermanfaat!